Il documento fiscalmente valido per la deducibilità del costo (e la detraibilità dell’Iva) è costituito dalla scheda carburante, documento regolamentato dal Dpr 10 novembre 1997, n. 444.

In base a tale normativa, è fatto espresso divieto agli esercenti gli impianti di distribuzione di emettere la fattura (con alcune eccezioni previste per autotrasportatori c/terzi, enti pubblici ecc. che non rilevano nel nostro caso).

La scheda carburante è a tutti gli effetti documento sostitutivo della fattura stessa.

Le corrette modalità di istituzione, compilazione e conservazione della scheda sono previste dal citato D.p.r. 444/97 anche alla circolare 205/E del 12 agosto 1998.

Al riguardo si ricorda che la scheda carburante:

• deve essere utilizzata per ciascun veicolo a motore impiegato nell’esercizio dell’attività d’impresa, arte o professione;
• può essere mensile ovvero trimestrale, a prescindere dalla periodicità di liquidazione dell’IVA adottata. Infatti, come affermato nella citata Circolare n. 205/E “la scelta della scheda carburante è libera nel senso che nulla vieta ad esempio che i contribuenti trimestrali possano utilizzare le schede mensili”; analogamente è possibile, per un contribuente mensile, utilizzare le schede trimestrali;
• deve riportare i seguenti dati:
  • estremi identificativi del soggetto che effettua il rifornimento;
  • ditta, denominazione o ragione sociale ovvero cognome e nome;
  • domicilio fiscale;
  • numero di partita IVA;
  • estremi di individuazione del veicolo; come specificato nella Circolare n. 205/E, ai fini dell’individuazione del veicolo vanno indicati “la casa costruttrice, il modello e la targa o il numero del telaio o altri estremi identificativi del veicolo apposti dall’impresa costruttrice”.

Inoltre, all’atto di ogni rifornimento, l’addetto alla distribuzione è tenuto a:

• indicare i seguenti elementi:
  • la data;
  • l’ammontare del corrispettivo al lordo dell’IVA;
  • la denominazione o la ragione sociale ovvero il cognome e il nome dell’esercente l’impianto di distribuzione (anche a mezzo timbro);
  • l’ubicazione dell’impianto;
• “convalidare” quanto sopra con l’apposizione della propria firma.

Secondo quanto chiarito dalla C.M. n. 205/E/1998, la scheda non può essere utilizzata per gli acquisti:

• effettuati sulla base di un contratto di netting (carte di credito convenzionate con fatturazione a fine mese);
• non effettuati presso impianti stradali di distribuzione;
• effettuati presso impianti stradali di distribuzione ma non destinati all’autotrazione (è il caso, ad esempio, del carburante utilizzato per i motori fissi) o dei quali tale destinazione non può essere constatata al momento dell’acquisto;
• effettuati in mancanza del personale addetto alla distribuzione (è il caso, ad esempio, dei rifornimenti effettuati durante l’orario di chiusura dell’impianto, attraverso il sistema “self-service”).