Per la creazione di una fattura elettronica è necessario essere dotati di un qualunque software in grado di generare files in formato XML, secondo le specifiche tecniche dell’allegato A del Provvedimento del 30/04/2018 dell’Agenzia delle Entrate.

I dati obbligatori della fattura elettronica sono gli stessi della fattura cartacea, così come previsti dall’art. 21 (fattura ordinaria) del DPR 633/72.

E’ obbligatorio indicare il codice destinatario, come specificato nel precedente articolo; se viene compilato il campo PECDestinatario il CodiceDestinatario deve essere composto da 7 zeri.

Bisogna fare attenzione a distinguere i due tipi di fatture elettroniche in quanto hanno requisiti diversi:

• verso la PA (pubblica amministrazione):
  • codice destinatario di 6 cifre alfanumeriche
  • CIG e riferimenti data e numero d’ordine obbligatori
  • estremi pagamento obbligatori
  • firma digitale del file XML prima dell’invio telematico
  • possibilità di “rifiuto” da parte del destinatario (PA)
• verso soggetti B2B (imprese) o B2C (consumatori):
  • codice destinatario di 7 cifre alfanumeriche o PEC
  • file XML senza obbligo di firma digitale

Una volta predisposto il file XML, per l’invio telematico è possibile seguire due modalità molto semplici:

1. direttamente dal sito dell’Agenzia delle Entrate (portale Fatture&Corrispettivi) fare il caricamento  (upload);
2. con un messaggio PEC all’indirizzo:

sdi01@pec.fatturapa.it

In caso di cliente “consumatore” (ossia soggetto senza partita Iva – B2C) è obbligatorio consegnare anche copia della fattura in formato analogico (cartacea o PDF via mail).

Come pure nel caso venga restituito dal sistema il messaggio di “mancato recapito” (per problemi relativi all’indirizzo telematico del cliente, ad esempio perché ha la PEC scaduta o non ha un codice destinatario valido), è necessario avvisare il cliente stesso consegnandogli copia della fattura in formato analogico.

Oltre a poter inviare una singola fattura (file .XML) è possibile fare un invio massimo utilizzando la compressione di più files (file .ZIP).

Attenzione al NOME del file da trasmettere: deve avere una nomenclatura particolare e univoca, formato da

IT+codice fiscale emittente+progressivo univoco (5 caratteri alfanumerici)

Se viene utilizzato più volte lo stesso numero progressivo, la fornitura viene scartata.