Ci stiamo abituando alla rivoluzione della fattura elettronica e ne apprezziamo talmente i benefici che spesso ci dimentichiamo che non tutti i documenti contabili transitano sul portale “Fatture e Corrispettivi” o Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Presi dalla comodità, quanti piccoli imprenditori e professionisti, oramai non stampano più le fatture che i loro fornitori gli inviano in forma elettronica.

Questa tendenza pseudo-ecologica, non è del tutto positiva.

Infatti, sono almeno due gli elementi da tenere bene in considerazione:

1. il servizio dell’Agenzia delle Entrate mette a disposizione le fatture per un limitato periodo di tempo;
2. non tutti i documenti contabili transitano dal portale SdI

Limite temporale alla consultazione

Per quanto riguarda il limite temporale di messa a disposizione delle fatture, alla luce anche delle recenti restrizioni richieste all’Agenzia delle Entrate da parte del Garante per la Privacy, chi aderisce al servizio dell’Agenzia potrà consultare e scaricare i file inviati e ricevuti, seppure per un periodo limitato.

L’Agenzia delle Entrate metterà, infatti, a disposizione le fatture elettroniche sino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del Sistema di Interscambio. Trascorso detto termine, entro i 30 giorni che seguono, i file temporaneamente memorizzati verranno definitivamente cancellati.

Se si decide di non aderire al servizio di “consultazione” dell’Agenzia, si potrà prendere visione soltanto dei cosiddetti “dati fattura”, intendendosi tali, come precisato dalla stessa Agenzia delle Entrate nel portale “Fatture e Corrispettivi”, quelli definiti, principalmente, nell’art. 21 del DPR n. 633/1972, ossia quelli relativi alla natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi che costituiscono l’oggetto dell’operazione; mentre non sarà visibile il corpo della fattura ossia la descrizione dei beni ceduti o dei servizi prestati.

Sino al prossimo 2 settembre l’Agenzia delle Entrate procederà alla “temporanea memorizzazione dei file delle fatture elettroniche”, rendendoli disponibili, su richiesta, in consultazione, al cedente/prestatore o al cessionario/committente. In assenza di adesione all’Accordo di servizio, l’Amministrazione procederà alla cancellazione dei file nei 30 giorni successivi alla data di cessazione del periodo transitorio.

Diverso è il servizio (gratuito) di conservazione sostitutiva, della durata di 10 anni. Questo servizio consente l’estrazione delle fatture in qualunque momento, ma con modalità molto particolari e complesse.

Documenti che non transitano sul portale

Cerchiamo di fare alcuni esempi di documenti contabili che non transitano sul portale “Fatture e Corrispettivi”:

• fatture emesse da soggetti “minimi” o “forfait”
• fatture da fornitori esteri (UE o extra UE)
• fatture fuori campo Iva (ad esempio di solo addebito spese ex art. 15)
• note di credito per sconti e abbuoni (es. premi di fine anno) senza Iva
• documenti di spesa diversi dalle fatture (es. ricevute fiscali per ristoranti, acquisto marche da bollo, spese bancarie ed interessi passivi)

In conclusione pare del tutto evidente che per l’elaborazione corretta della contabilità è indispensabile fornire al proprio Commercialista tutti i documenti contabili in possesso.