Con l’avvento della fattura elettronica generalizzata la questione della conservazione sostituiva diventa un problema che riguarda tutti i titolari di partita IVA.Ma cosa si intende con il termine “conservazione sostitutiva” (CS)?

La CS è una procedura tramite la quale un “file” viene archiviato ossia memorizzato su un server.

Possiamo assimilare la CS ai tanti servizi di archiviazione on-line (ad esempio Google Drive, Dorpbox ecc.), che permettono di salvare i propri dati “in cloud”, ovvero su server remoti.

Ciò che distingue la CS da un qualunque tipo di “salvataggio dati sul cloud” è la qualifica del soggetto che si occupa della conservazione dei files, e le modalità stesse della conservazione.

Possiamo dire che la CS è un servizio di archiviazione alimentato e mantenuto nel tempo secondo precise specifiche tecniche che consentono di certificare l’autenticità e l’immodificabilità nel tempo dei dati conservati.

La fattura elettronica nasce in formato elettronico o, meglio, la fattura elettronica è esclusivamente costituita dal file xml che ne racchiude i dati. Ecco perché le fatture elettroniche attive o passive, devono essere sottoposte a conservazione sostitutiva.

Come effettuare la conservazione sostitutiva a norma?

Ai fini della CS sostanzialmente sono due le strade percorribili. La prima è quella di rivolgersi, dietro il pagamento di un corrispettivo, ad un soggetto autorizzato ad erogare tale servizio. La seconda è quella di avvalersi del servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Per poter usufruire della CS dell’Agenzia delle Entrate occorre innanzi tutto accettare l’apposito accordo di servizio. Tale accettazione può essere espressa solo in via telematica, accedendo con le proprie credenziali alla piattaforma Fatture e Corrispettivi. La voce è presente tra quelle proposte nel menù principale “Servizi Disponibili”.

L’adesione al servizio dell’Agenzia delle Entrate di conservazione sostitutiva, così come la gestione delle successive fasi di conservazione o richiesta di files (fatture) precedentemente inviate in CS può anche essere effettuata tramite intermediario abilitato, che sia stato preventivamente delegato dal contribuente interessato alla gestione del servizio “Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici”. Tale delega può essere conferita sia via piattaforma Fatture e Corrispettivi che in forma cartacea, unica strada perseguibile per quei contribuenti che non sia provvisti di credenziali SPID, oppure carta CNS o ancora credenziali Fisconline. È infatti possibile presentare un apposito modulo presso un qualunque ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate.

Una volta attiva il servizio di CS sarà possibile inviare in conservazione ogni fattura elettronica che transita dal SDI (sistema di interscambio) con il servizio gratuito dell’Agenzia non sarà possibile inviare in conservazione documenti diversi (quali, ad esempio, i registri contabili).

Il termine per l’invio dei dati in conservazione sostitutiva è fissato entro tre mesi dalla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno oggetto di conservazione.

Tuttavia è importante sottolineare che, anche aderendo al servizio delle Entrate, la conservazione non avviene automaticamente. Sarà dunque necessario richiedere espressamente la CS delle fatture elettroniche. Anche questa procedura sarà posta in essere utilizzando le apposite funzioni presenti sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi.

(fonte: fiscal-focus.it)